Касса приёмки: расчёты с физлицами и налоги 2026

1. Что регулирует расчёты наличными с физлицами

У приёмки металлолома три параллельных регулятора по расчётам:

• Налоговая (ФНС) — фиксирует доходы физлица (НДФЛ ст. 217 и ст. 226 НК РФ), требует от компании-плательщика отчётности 2-НДФЛ / 6-НДФЛ при определённых условиях.
• Росфинмониторинг (115-ФЗ) — следит за «подозрительными» операциями: операции от 600 000 ₽, разрозненные платежи одному лицу свыше определённых порогов, признаки дробления выплат.
• Банк России (Указание 3210-У) — устанавливает кассовую дисциплину: лимит остатка наличных в кассе на конец дня, порядок выдачи через РКО (расходные кассовые ордера), хранение авансовых отчётов.

Важно не путать эти три блока — нарушения по каждому идут отдельной статьёй (КоАП 15.1 за кассовую дисциплину, 15.27 за 115-ФЗ, 119/120 НК РФ за налоговую отчётность). Штрафы суммируются.

Часто путают: Минфин в письмах разъясняет налоговую часть (НДФЛ), Росфинмониторинг — антиотмывочную, ЦБ — кассовую. Если на форумах видите «требование Минфина по 115-ФЗ» — это неверная атрибуция, у Минфина по 115-ФЗ нет полномочий.

2. 100К-лимит сделки — миф vs реальность для приёмок

Бухгалтеры из других отраслей часто говорят приёмкам: «Нельзя выдавать наличкой больше 100 000 ₽ по одной сделке». Это правило не применяется к расчётам с физлицами.

Указание Банка России № 5348-У (от 09.12.2019) устанавливает 100К-лимит наличных расчётов только между юридическими лицами и/или ИП в рамках одного договора. Сделка «физлицо-сдатчик ↔ юрлицо-приёмка» — это не B2B сделка, лимит на неё не распространяется.

То есть: приёмка может законно выплатить физлицу-сдатчику наличными любую сумму за лом — хоть 50К, хоть 500К ₽ за разовую сдачу. Главное — корректно оформить РКО, а если сумма большая → попасть в поле зрения 115-ФЗ (см. раздел 3).

Что НЕЛЬЗЯ: выплачивать наличными другой приёмке или ИП-перекупщику больше 100К ₽ по одной сделке. Если у вас договор с другим юрлицом на покупку партии лома — это уже B2B, лимит применяется. За нарушение — штраф юрлицу 40-50 тыс. ₽ (КоАП 15.1).

3. Контроль 600 000 ₽ и 115-ФЗ Росфинмониторинг

ФЗ-115 «О противодействии легализации» обязывает компании сообщать в Росфинмониторинг (через банк) об операциях, которые подпадают под обязательный контроль. Ключевые пороги для приёмок лома:

• Любая разовая выплата физлицу от 600 000 ₽ наличными → банк автоматически передаёт информацию в РФМ.
• Дробление — если одно и то же физлицо получает несколько выплат подряд (например, 5 раз по 150К за неделю), банк может это пометить как «подозрительную схему» и затребовать обоснование.
• Несоответствие профилю клиента — если ваша приёмка обычно работает с суммами 5-20К на сделку, и вдруг — сделка на 800К, это потенциальный «red flag» для банка-обслуживающего.

Что делать практически: для крупных сделок (от 300К ₽ и выше) — обязательно подробная документация: фото лома на весах, источник происхождения (например, «остатки от ликвидации цеха», справка от продавца), детальный РКО, видеозапись сделки сохраняется минимум 6 месяцев.

Если банк прислал запрос «обоснуйте операцию» — у вас 5 рабочих дней на ответ. Игнорирование запроса → банк может приостановить операции по счёту до выяснения. На практике это парализует бизнес на 7-14 дней.

Реальный кейс 2024: приёмка в Краснодаре получила запрос от Сбера по выплате 720К физлицу за партию медного кабеля. На запрос предоставила фото лома + копию справки о происхождении (вторсырьё от подрядчика-демонтажника) + видеосъёмку взвешивания. Ответ был принят через 3 дня, операции по счёту не приостанавливались. Без документации — почти гарантированная заморозка.

4. НДФЛ за лом — кто платит и когда

Доход физлица от продажи лома — это облагаемый доход по ст. 209 и ст. 217 НК РФ. Но есть нюансы по кому именно лежит обязанность платить НДФЛ.

Когда приёмка — налоговый агент (платит сама):

• Никогда. При покупке лома у физлица приёмка не является налоговым агентом — это прямо указано в письмах ФНС (например, Письмо ФНС от 14.08.2018 № СА-4-11/15750@).

Когда физлицо декларирует само:

• Если лом — личное имущество физлица, использовавшееся более 3 лет. Доход полностью освобождён от НДФЛ по ст. 217.17.1 НК РФ. Декларация не нужна.
• Если лом — личное имущество, менее 3 лет, и сумма продажи за год менее 250 000 ₽. Применяется налоговый вычет, фактически налог 0. Декларация не нужна.
• Если личное имущество, менее 3 лет, и сумма продажи за год более 250 000 ₽. Физлицо обязано подать 3-НДФЛ до 30 апреля следующего года и заплатить 13% с суммы превышения над 250К.
• Если систематическая деятельность (множественные сдачи разного лома в течение года). ФНС может переквалифицировать в незаконное предпринимательство — это уже ИП-режим со штрафами и доначислениями. Грань тонкая и зависит от регулярности и сумм.

Обязанность приёмки — корректно оформить квитанцию о приёме (содержит ФИО, паспорт, сумму, дату, вид металла). Эта квитанция — единственный документ, подтверждающий доход физлица для целей НДФЛ. Если ФНС запросит у физлица обоснование дохода — он покажет вашу квитанцию.

Полезно знать сдатчику: если физлицо сдаёт лом регулярно в течение года и общая сумма больше 250К ₽ — лучше зарегистрировать самозанятость (НПД 4%) или ИП. Тогда отчётность простая, а налог в 3-4 раза меньше чем 13% НДФЛ. Подскажите это постоянным сдатчикам с большими объёмами — они оценят.

5. Кассовая дисциплина — лимит, КУДиР, авансовые

Указание Банка России № 3210-У (с актуальными изменениями 2023-2024) устанавливает правила работы с наличными в кассе юрлица.

Лимит остатка кассы на конец дня:

• Определяется самостоятельно компанией приказом руководителя. Формула: средний дневной расход или поступление за последние 92 рабочих дня, умноженный на коэффициент (от 1 до 7 дней).
• Для приёмок лома типичный лимит — 100-500 тыс. ₽ для одной точки, 1-3 млн ₽ для сети из 3-5 точек.
• Превышение лимита на конец дня → сверхлимитную часть обязаны сдать в банк в день поступления или следующий рабочий день. Штраф за невыполнение — 40-50 тыс. ₽ юрлицу (КоАП 15.1).

Расходный кассовый ордер (РКО):

• Каждая выплата физлицу за лом оформляется РКО формы КО-2 (или внутрифирменной формы, если она содержит обязательные реквизиты).
• В РКО указывается: ФИО получателя, паспортные данные, сумма цифрой и прописью, основание выплаты (например, «расчёт за приём металлолома по квитанции №2026-0123»).
• Подпись получателя обязательна. Без подписи — выплата считается несостоявшейся, в кассе должны быть деньги.

КУДиР для ИП на УСН:

• Каждая выплата = строка расхода с датой, суммой, основанием, реквизитами квитанции.
• Хранится 4 года вместе с первичкой.

Авансовые отчёты приёмщиков:

• Если приёмщик получает наличные «под отчёт» (например, 50 000 ₽ на смену для расчёта со сдатчиками), он обязан в течение 3 рабочих дней по окончании срока отчитаться авансовым отчётом по форме АО-1.
• К авансовому отчёту прикладываются копии РКО или квитанций о расчёте за лом.
• Несвоевременный возврат подотчётных сумм → может быть переквалифицирован в доход приёмщика → НДФЛ 13% + штраф.

6. Чеклист по cash compliance

Печатайте и отмечайте по мере внедрения:

1. Приказ о лимите остатка кассы — рассчитан по формуле 3210-У, подписан директором, обновляется ежегодно или при росте оборотов в 1.5+ раза.
2. Шаблон РКО под расчёт с физлицом-сдатчиком — содержит ФИО, паспорт, сумму, ссылку на квитанцию о приёме лома.
3. Касса оборудована для хранения наличных — сейф или закрытый ящик, доступ ограничен (директор + кассир-приёмщик).
4. Сверка кассы — ежедневно на закрытии смены, инкассация сверхлимитной части в банк в день или следующее утро.
5. Учётная политика прописывает: способ хранения первички (РКО, квитанции, авансовые отчёты), срок хранения (минимум 4 года), ответственного.
6. Приёмщики, работающие с подотчётными суммами, оформлены приказом, подписали обязательство.
7. Видеозапись зоны кассы — минимум 6 месяцев, для разбора спорных случаев и ответов на запросы 115-ФЗ.
8. Для сделок от 300 000 ₽ — отдельный пакет документов: фото лома, источник происхождения, развёрнутый РКО, копия паспорта сдатчика.
9. Реестр сделок от 600 000 ₽ — отдельный журнал на случай запроса от банка или Росфинмониторинга.
10. Регламент действий при запросе банка по 115-ФЗ — кто отвечает, в какой срок, что прикладывать.